Rollen en rechten in Hora Finita
De rollen en rechten van Hora Finita zijn zo ingesteld dat iedere rol die rechten krijgt die nodig zijn om de rol te vervullen, niet meer en niet minder.
Alle gebruikers zien alleen die gegevens die zij nodig hebben om het promotieproces goed te laten verlopen.
Als de promotie is afgerond, zijn de gegevens van de voormalige promovendus niet meer zichtbaar voor de begeleiders.
De functioneel beheerder koppelt de personen aan de rollen, houdt het overzicht bij en ziet erop toe dat de toegekende rollen actueel blijven.
Wanneer er een wisseling van een gebruiker plaatsvindt, zorgt de functioneel beheerder voor het afmelden van het account.
Manuscript-, promotie- en Cum Laude commissieleden hebben geen toegang tot Hora Finita, maar ontvangen een link naar een scherm met een security code die ze moeten invoeren waarmee ze het betreffende document of keuzeveld te zien krijgen dat voor hen van toepassing is.
Ze kunnen geen persoonsgegevens of data zien.
Persoonsgegevens in Hora Finita
Persoonsgegevens in Hora Finita komen uit het HR systeem (RBS), plus wat de betreffende persoon zelf aanlevert.
Alleen de gegevens die echt nodig zijn worden opgeslagen. Dit betreft gegevens over:
- toelating tot het promotietraject,
- planning en monitoring van de voortgang van het promotietraject
- gegevens voor sturingsinformatie ter verbetering van de kwaliteit van de begeleidingstrajecten van promovendi aan de Radboud Universiteit/Radboudumc,
- beoordeling en goedkeuring van het manuscript,
- gegevens voor het aanmelden bij het Alumnibureau
- gegevens voor de registratie op de Bul.
De gegevens die uit de personeelssystemen komen kunnen niet worden gewijzigd in Hora Finita.
Mochten wijzigingen in het personeelssysteem plaatsvinden dan komen via de dagelijkse updates vanuit RBS in Hora Finita. Er bestaat een koppeling tussen RBS en Hora Finita.
De andere gegevens in het systeem kunnen in samenspraak met de FPC aangepast worden.
Bewaartermijnen
De bewaartermijn is de wettelijke bewaartermijn van 2 jaar, tenzij de data nodig zijn voor de 6-jaarlijkse verplichte rapportages die de universiteit en de faculteiten, onderzoeksinstituten dan wel Graduate Schools dienen op te leveren. Voor die elementen is de bewaartermijn gesteld op 10 jaar.
Na afloop van de bewaartermijn vernietigt het systeem de persoonsgegevens.
Voor vragen en/of klachten
Voor klachten over de verwerking van persoonsgegevens geldt de privacyverklaring van de Radboud Universiteit (https://www.ru.nl/vaste-onderdelen/privacyverklaring-radboud-universiteit/).
Met andersoortige klachten en voor vragen kunnen gebruikers terecht bij hun FPC en/of GSC die weer in contact staan met de functioneel beheerders.
Indien functioneel beheer de klacht niet kan verhelpen, kan deze contact opnemen met de leverancier.
Het is een getrapte procedure.