Algemeen
Checkpoints zijn momenten tijdens het promotietraject zoals die door de Graduate School / het onderzoeksinstituut zijn vastgesteld. Ze worden ingezet om de voortgang van het promotietraject te monitoren en te evalueren.
De periodieke checkpointcyclus wordt automatisch door Hora Finita aangemaakt na de goedkeuring van de registratie.
Over het algemeen valt het eerste checkpoint CP1 samen met het indienen van het TSP/OBP 3 maanden na de startdatum van het promotietraject. Dit kan verschillen per faculteit/Graduate School.
Per faculteit/Graduate School bestaan verschillen in meetmomenten en meetmethoden en ook het VSNU-type van de promovendus heeft invloed op de checkpointuitrol die Hora Finita voor een faculteit/Graduate School bewerkstelligt.
De datum van een deadline van een checkpoint kan alleen veranderd worden door de facultaire promotiecoördinator en de Graduate School coördinator.
Standaard wordt vier jaar na de startdatum van het promotietraject een exit-checkpoint uitgerold. Dit tijdstip verschilt per faculteit/Graduate School, einddatum van het promotietraject, enz.
De datum van het exit-checkpoint wordt automatisch aangepast wanneer de status van een promotietraject verandert naar gepromoveerd of gestopt; Hora Finita gaat er dan van uit dat een exit-gesprek plaatsvindt, of dat een exit-vragenlijst ingevuld moet worden.
Om de promovendus niet uit het oog te verliezen en/of andersoortige trajecten te faciliteren, worden verschillende checkpointcycli gebruikt.
Sommige checkpoints gaan gepaard met een bepaalde uitkomst, 'go'/'maybe'/'no go'. De uitkomst van een checkpoint wordt bepaald door de uitkomst van een akkoordentrein die na het checkpoint gaat lopen. In een akkoordentrein wordt de verschillende belanghebbenden achtereenvolgens gevraagd om op een bepaalde uitkomst, product of beoordeling (enz.) te reageren.
Waar kan ik mijn checkpoints vinden?
Optie 1: Mijn PhD dashboard
Aan de rechterkant van uw dashboard vindt u onder het 'checkpoints' tabblad een lijst met uw checkpoints en de bijbehorende data.
- U kunt een specifiek checkpoint bekijken door op een checkpoint te klikken in uw lijst.
- Om een overzicht te krijgen van al uw geplande checkpoints, kunt u op de knop 'Open de complete lijst met checkpoints' klikken.
Optie 2: Checkpoints tabblad
Om een overzicht te krijgen van al uw geplande checkpoints doet u het volgende:
- U klikt op het 'Onderzoeksfase' tabblad
- Vervolgens klikt u op het 'Checkpoints' tabblad.
U krijgt een overzicht te zien van al uw checkpoints.
U kunt op een specifiek checkpoint klikken om meer details te zien over het checkpoint.
Herinnerings-e-mail:
Voordat een checkpoint nadert, ontvangt u een e-mail ter herinnering dat binnenkort een checkpoint zal plaatsvinden. Doorgaans wordt deze e-mail één maand van tevoren verstuurd maar het kan verschillen per faculteit/Graduate School wanneer u deze e-mail krijgt.
De e-mail bevat informatie, bijvoorbeeld over welke questionnaires er bij het checkpoint komen kijken of welk document geüpload dient te worden.
Hieronder ziet u een voorbeeld van zo een herinneringsmail:
Afhankelijk van de werkafspraken van uw faculteit/Graduate School kunt u ook een herinnering krijgen om een verslag van het checkpoint gesprek te uploaden
Vragenlijsten:
Aan een checkpoint kan een vragenlijst worden gekoppeld die de promovendus moet invullen om het checkpoint te voltooien.
De vragenlijsten kunnen gevonden worden op de bijbehorende checkpointpagina, en onder het 'Vragenlijsten' tabblad.
Promovendi ontvangen een e-mail over de vragenlijsten die ingevuld moeten worden
Sommige vragenlijsten kunnen zowel vertrouwelijk zijn voor de promotor, als voor de promovendus. Dit betekent dat enkel de betreffende promovendus/promotor de vragenlijst kan invullen en alleen de Graduate School coördinatoren deze antwoorden kunnen inzien.
Gesprekken:
Een faculteit of Graduate School kan een checkpoint gebruiken om u uit te nodigen voor een gesprek. Nadat de datum van het gesprek bepaald is door de participanten, kan de datum ingevuld worden op de checkpointpagina.
De datum van het gesprek kan buiten Hora Finita om bepaald worden door de participanten.
Bijlagen
Zowel promovendi als promotoren kunnen bijlagen, zoals documenten, toevoegen aan een checkpoint.