Wat kan ik als FPC vinden onder “mails” in de tabbladen “sent” en “mails”? A. Sent: alle mails die binnen jouw faculteit vanuit Hora Finita worden verzonden komen hier terecht. Handig om snel een recent uitgegane HF-mail te vinden. Mails: Wederom, alle mails die binnen jouw faculteit vanuit Hora Finita worden verzonden komen hier terecht. Echter kan je binnen dit menu ook filteren op bijv. e-mailadres, onderwerp, datum.
Is er een mogelijkheid om de ontvangen en verstuurde mails apart te zien? A. Dat is helaas niet mogelijk. Je kunt de ontvangen mails terugvinden in je eigen mailbox
Is er in HF een “zichtfunctie” voor secretaresses om per instituut of promotor de eigen promovendi te kunnen zien? A. In Hora Finita zijn twee leesrollen beschikbaar: secretaress van de instituutsdirecteur en secretaresse van de promotor. Deze rollen zijn via de FPC en GSC aan te vragen bij functioneel beheer.
Blijven de mails die ooit naar de promovendus verstuurd worden zichtbaar voor de FPC? A. Op het tabblad promotietraject van de promovendus zijn alle mails terug te vinden.
Als een nieuwe promovendus er niet bij staat, kan de FPC dan zelf een traject aanmaken? A. In principe komen alle nieuwe PhD-trajecten in Hora Finita te staan. HF informeert de FPC hierover middels een mailtje en zo kan het registratieproces starten. De FPC kan ook handmatig een promotietraject starten. Let op: de PhD moet wel zijn geprovisioned vanuit de centrale HR, anders is de PhD onvindbaar in HF.
Komt de functie van de gebruiker mee uit BassHRM? A. Ja, de functie kun je ophalen door naar de juiste persoon te navigeren onder tabblad “Personen”. Zie “Aanstellingen”.
In Hora Est werd bij ons eigenlijk nooit een geplande einddatum geregistreerd bij lopende trajecten. Moet dat in Hora Finita wel? A. Start- én einddatum zijn beide belangrijk, waarbij start wel veel belangrijker is dan de beoogde einddatum. Beoogd eind wordt gebruikt bij enkele items in de promotiechecklist. Niet alles wordt namelijk vanaf de startdatum berekend. Indien beoogd eind ontbreekt, gaat het systeem uit van 4 jaar. Beter dus om het in Hora Finita wel goed te registeren. Beoogd eind wordt namelijk ook gebruikt voor een mail naar de faculteit bij het verstrijken van deze datum en er nog geen zicht is op de promotie.
Wat gebeurt er met mails die naar een verkeerd e-mailadres gestuurd worden? A. Foutmeldingen daarvan komen altijd binnen bij het Bureau van de Pedel.
Hoe kan ik de taalinstelling wijzigen in Hora Finita? A. Rechtsbovenaan de pagina staan twee klikbare vlaggetjes waarmee de taal gewijzigd kan worden
Wanneer de FPC een afwezigheidsbericht in de mail heeft staan en de promotor iets indient waarover de FPC wordt geïnformeerd, dus via de Hora Finita e-mailbox, ziet de promotor die afwezigheidsmelding dan in zijn persoonlijke mailbox terugkomen? A. Nee, deze functionaliteit is niet beschikbaar in Hora Finita.
Registratie
Veranderen de data in Hora Finita wanneer de persoonsgegevens of gegevens rondom de aanstelling wijzigen in RBS? A. Ja, RBS en Hora Finita zijn gekoppeld. Veranderingen in RBS m.b.t. de promovendi gaan door naar Hora Finita.
Kan een nieuwe promovendus zichzelf, dus zonder tussenkomst van de HR-instroom uit RBS, inschrijven in HF? A. Nee, dat kan niet. Want zonder instroom uit RBS “kent” Hora Finita die promovendus niet en kan hij/zij niet inloggen in HF.
Promotie
Hoe weet het manuscriptcommissielid dat hij/zij lid wordt van die commissie? A. Dat gaat buiten Hora Finita om. De FPC speelt hier meestal een rol bij.
Wordt er een plagiaat-tool aangeboden in Hora Finita? A. Nu nog niet.
De manuscriptcommissie bestaat uit drie of vijf leden, inclusief de voorzitter. Geeft Hora Finita een melding als er een fout aantal leden is ingevuld? A. Het systeem meldt dit niet. Het is aan de FPC dit aantal te controleren.
Als je de eerste keer een externe (co)promotor, lid manuscriptcommissie opvoert, zit die persoon dan daarna in het bestand van Hora Finita? A. Ja, een (extern) persoon die voor de eerste keer wordt opgevoerd in Hora Finita (bijvoorbeeld als lid van de manuscriptcommissie) wordt de keer daarop “herkend” door Hora Finita. Het is wel zaak precies dezelfde naam te gebruiken. Anders maakt HF er een andere persoon van.
Als de 1e promotor het manuscript goedkeurt, krijgt hij/zij daarna een mail dat de eerste promotor het manuscript heeft goedgekeurd. Kan hier een oplossing voor gevonden worden? A. Nee, het is niet mogelijk de eerst promotor weg te halen uit de notificatiemail dat het manuscript is goedgekeurd.
Wie krijgt de reminder wanneer de 5 weken leestermijn van de manuscriptcommissie voorbij is? A. De automatische reminder gaat naar de FPC en wordt na 4 weken verstuurd als nog niet alle leden beoordeeld hebben.
Waarom is het manuscript goedgekeurd als alleen de 1e promotor heeft goedgekeurd? Het hele promotieteam moet toch akkoord geven? A. Er is geen akkoordentrein voor het hele promotieteam. De eerste promotor haalt buiten Hora Finita om hun goedkeuring op.