Algemeen:
Checkpoints zijn momenten tijdens het promotietraject zoals die door de Graduate School / het onderzoeksinstituut zijn vastgesteld. Ze worden ingezet om de voortgang van het promotietraject te monitoren en te evalueren. De periodieke checkpointcyclus wordt automatisch door Hora Finita aangemaakt bij het aanmaken van een traject, na de goedkeuring van de registratie.
Meestal valt het eerste checkpoint CP1 samen met het indienen van het TSP/OBP 3 maanden na de startdatum van het promotietraject. Dit kan verschillen per faculteit/Graduate School.
Per faculteit/Graduate School bestaan verschillen in meetmomenten en meetmethoden en ook het VSNU-type van de promovendus heeft invloed op de checkpointuitrol die Hora Finita voor een faculteit/Graduate School bewerkstelligt.
De datum van een deadline van een checkpoint kan alleen veranderd worden door de facultaire promotiecoördinator en de Graduate School coördinator.
Standaard vindt vier jaar na de startdatum van de promovendus een exit-checkpoint plaats. Dit kan verschillen al naar gelang de faculteit/Graduate School, looptijd contract enz.
De datum van het exit-checkpoint wordt automatisch aangepast wanneer de status van een promotietraject verandert naar gepromoveerd of gestopt. Hora Finita gaat er dan van uit dat een exit-gesprek plaatsvindt, of dat een exit-vragenlijst ingevuld moet worden.
Om de promovendus niet uit het oog te verliezen en/of andersoortige trajecten te faciliteren, worden verschillende checkpointcycli gebruikt.
Om de vooruitgang van de promovendus niet uit het oog te verliezen, kunnen checkpoints ook gebruikt worden nadat het contract afgelopen is.
Sommige checkpoints gaan gepaard met een bepaalde uitkomst, 'go'/'maybe'/'no go'. De uitkomst van een checkpoint wordt bepaald naar aanleiding van de uitkomst van een akkoordentrein.
Waar kan ik mijn checkpoints vinden?
Het checkpoints tabblad
Om een overzicht te krijgen van al uw geplande checkpoints doet u het volgende:
- U klikt op het 'Voortgang' tabblad
- Vervolgens klikt u op het tabblad: 'Checkpoints'.
U krijgt een overzicht te zien van al uw checkpoints.
U kunt op een specifiek checkpoint klikken om meer details te zien over de checkpoints.
Herinnerings-e-mail:
Een maand voordat een checkpoint nadert, stuurt Hora Finita een e-mail ter herinnering aan de betrokkenen dat binnenkort een checkpoint zal plaatsvinden De e-mail bevat ook informatie over welke questionnaires er bij het checkpoint komen kijken.
Afhankelijk van de werkafspraken van uw faculteit/Graduate School kan Hora Finita ook een herinneringsmail aan de promovendus sturen over het uploaden van het verslag van het checkpointgesprek.
Vragenlijsten:
Aan een checkpoint kan een vragenlijst worden gekoppeld die u moet invullen om het checkpoint te voltooien.
De vragenlijsten kunnen gevonden worden op de bijbehorende checkpointpagina, en onder het 'Vragenlijsten' tabblad.
Promovendi ontvangen een e-mail over de vragenlijsten die ingevuld moeten worden.
Sommige vragenlijsten kunnen zowel vertrouwelijk zijn voor de promotor, als voor de promovendus. Dit betekent dat enkel de betreffende promovendus/promotor de vragenlijst kan invullen en alleen de Graduate School Coördinatoren deze antwoorden kunnen inzien.
Gesprekken:
Een faculteit of Graduate School kan een checkpoint gebruiken om u uit te nodigen voor een gesprek. Nadat de datum van het gesprek bepaald is door de participanten, kan de datum ingevuld worden op de checkpointpagina.
De datum van het gesprek kan buiten Hora Finita om bepaald worden door de participanten.
Bijlagen:
Zowel promovendi als promotoren kunnen bijlagen, zoals documenten, toevoegen aan een checkpoint.