Wanneer u zichzelf moet registreren in het systeem, ontvangt u een e-mail met een link, waarin u wordt gevraagd om aanvullende informatie in te vullen om uw registratie te voltooien.
Stap 1: De e-mail
Klik op de link 'Go to registration form'
De inhoud van deze e-mail is afhankelijk van uw Graduate School.
Inloggen
U kunt inloggen op Hora Finita door middel van de 'Login' knop.
U kunt dan via Surf Context inloggen op Hora Finita met uw U- / Z- / E-nummer.
Stap 2: Navigeer naar uw registratieformulier
Klik op de knop 'Status van uw registratie'.
Hiermee gaat u naar de volgende pagina. Hier kunt u de status van uw registratie steeds bekijken.
Klik op de knop 'Gegevens bewerken'.
Dit brengt u naar de aanmeldingsformulierpagina waar u de aanvullende informatie kunt invullen die nodig is voor uw registratie in Hora Finita.
Stap 3: Werk uw gegevens bij
Vul al uw persoonlijke gegevens in.
Verplichte velden zijn gemarkeerd met een '*'.
Alle verplichte velden moeten worden ingevuld voordat u uw registratieformulier kunt verzenden.
Als u bij het indienen nog velden mist, krijgt u een bericht waarin staat welke velden nog ingevuld moeten worden.
Hora Finita gebuikt in principe het werkmailadres dat al gegeven zou moeten zijn in Hora Finita. Mocht u een ander mailadres willen gebruiken dan dient het veld correspondentie-e-mailadres ingevuld/gewijzigd te worden.
Voor het geval dat uw Radboud-/ Radboudumc-e-mailadres en/of het correspondentie-e-mailadres om een of andere reden niet meer kunnen worden gebruikt, dient u een reserve-e-mailadres toe te voegen.
Vul de gegevens in over uw vooropleiding.
In het geval dat u niet in het bezit bent van uw masterdiploma, heeft u een verklaring nodig waaruit blijkt dat u uw doctoraat mag volgen; deze moet ondertekend zijn door uw promotor. Neem bij het uploaden van dit document contact op met uw faculteit.
Bent u geslaagd voor uw masterdiploma maar heeft u geen fysieke kopie van uw diploma bij de hand, vermeld dit dan in het gedeelte deficiënties zodat u uw inschrijving kunt indienen en voltooien.
Er moet een diploma worden geüpload voordat u uw manuscript indient.
Onderteken de academische integriteitscode door het selectievakje 'Ja, dat beloof ik' aan te vinken.
Een kopie van de academische integriteitscode vindt u door op de link "belofte academische integriteit" te klikken.
Voeg uw promotor toe door te zoeken in het persoonsveld en de juiste persoon te selecteren.
U moet minimaal twee promotoren toevoegen om uw inschrijving te kunnen indienen. U kunt één promotor en één copromotor of twee promotoren toevoegen.
Promotoren en copromotoren kunnen worden toegevoegd in de bijbehorende tabel. Interne promotoren kunnen worden toegevoegd door op hun naam te zoeken in het zoekveld 'persoon', de promotor te selecteren en vervolgens op de enter-toets te drukken.
Externe promotor
Als een externe promotor al in het systeem bekend is dan kunt u deze persoon op dezelfde manier vinden als een interne promotor.
In het geval dat de externe promotor nog niet bekend is in het systeem dan kunt u de externe promotor handmatig invoeren door het vakje 'handmatig invoeren' aan te vinken en vervolgens hun persoonlijke gegevens in te voeren.
Indien u een dagelijkse begeleider heeft, of mentor die geen copromotor is, kunt u een dagelijkse begeleider toevoegen in de tabel 'Dagelijkse begeleider'.
Voltooi later
Als u de informatie die u al heeft ingevuld, wilt bewaren en op een later tijdstip verder wilt gaan, klikt u op de knop 'Later voltooien'.
U ontvangt het volgende bericht bovenaan de pagina waarin wordt aangegeven dat u heeft opgeslagen, samen met een e-mail waarin wordt bevestigd dat u uw registratie heeft opgeslagen.
Als u klaar bent om verder te gaan met uw registratie, klikt u op de link 'Inloggen bij registratie' in de e-mail om naar de registratie te gaan. U wordt gevraagd om in te loggen op Hora Finita via Surf Context en vervolgens op de knop 'Details bewerken' te klikken om naar de registratieformulierpagina te gaan.
Stap 4: Verzenden
Zodra u alle vereiste informatie heeft ingevuld en klaar bent om te verzenden, klikt u op de knop 'Indienen'.
Bovenaan de pagina ontvangt u het volgende bericht.
U ontvangt ook een e-mail ter bevestiging van uw inzending. De e-mail bevat ook een link waarmee u naar een overzichtspagina kunt gaan met de status van uw registratie. U wordt gevraagd om in te loggen op Hora Finita via Surf Context.
Uw facultaire promotiecoördinator controleert uw aanmelding en als alles in orde is, start het goedkeuringsproces. Tijdens dit proces gaat er een e-mail naar de betrokkenen ter goedkeuring. Mocht uw inschrijving op een bepaald moment tijdens het goedkeuringsproces worden afgewezen, dan brengt uw facultaire promotie coördinator u hiervan op de hoogte en kan er aanvullende informatie van u gevraagd worden of kan de facultaire promotie coördinator het probleem verhelpen.
Extra: Bekijk de registratiestatus
Hier vindt u details over de status van uw registratie, zo kunt u op de hoogte blijven van uw registratieproces.
U wordt ook via e-mails op de hoogte gehouden van de status van het registratieproces.
Goedgekeurd
Als uw registratie is goedgekeurd door alle betrokkenen bij het goedkeuringsproces, ontvangt u hiervan een e-mail.
Wanneer u zich nu aanmeldt bij Hora Finita, wordt u naar uw PhD-dashboard geleid. Hier vindt u veel informatie zoals aankomende checkpoints, vragenlijsten, uw mailbox en uw PhD-checklist.
