Hoe start ik de registratie op van een nieuwe promovendus?

Stap 1: E-mail

Bij een nieuwe inschrijving stuurt Hora Finita de volgende e-mail om u te informeren over de nieuwe promovendus:

Deze e-mail bevat informatie over de faculteit en afdeling van de promovendus.

U kunt de registratie bekijken door op de link in de e-mail te klikken.

Stap 2: Voeg aanvullende informatie toe

Verplichte informatie wordt aangegeven met een '*'.

  1. Door het automatisch aanvullen van de gegevens in Hora Finita dient de voornaam van de promovendus al ingevuld te zijn. Indien deze niet ingevuld is, kunt u via het zoekveld de kandidaat vinden.
  2. U moet minimaal één e-mailadres invullen voordat u aanvullende informatie kunt opvragen.
  3. U moet ervoor zorgen dat er een faculteit is ingevuld.
  1. De "contract startdatum" en "startdatum promotietraject" zouden al ingevuld moeten zijn. De promovendus dient zelf de "geplande einddatum promotietraject" in te vullen. Wanneer u de startdatum van het contract van de promovendus handmatig invult of wijzigt, wordt de einddatum van het contract automatisch ingesteld op 4 jaar na de startdatum.
  2. U kunt het contracttype selecteren met behulp van het vervolgkeuzemenu. Indien het VSNU-type van de promovendus al bekend is, dient deze informatie al te zijn verstrekt. Als het promotietraject een ander VSNU-type heeft, dient u als de facultaire promotiecoördinator het contracttype zelf in te vullen. Als het contracttype nog niet bekend is, selecteert u type 9: 'Nader te bepalen'.

De promovendus vult het registratieformulier verder in. Zodra de promovendus om aanvullende informatie is gevraagd en zijn persoonlijke gegevens heeft ingevuld, kunt u de informatie bekijken om er zeker van te zijn dat alle vereiste informatie correct is ingevuld. Indien nodig kunt u deze zelf toevoegen of wijzigen of een tweede keer aanvullende informatie opvragen.

Promotoren, co-promotoren en dagelijkse begeleiders dienen door de promovendus te worden ingevuld.

Promotoren en co-promotoren kunnen worden toegevoegd in de bijbehorende tabel. Interne promotoren kunnen worden toegevoegd door op hun naam te zoeken in het zoekveld 'persoon', de supervisor te selecteren en op de enter-toets te drukken.

U kunt externe promotoren ook zoeken in de adresgids of, wanneer ze nog niet bekend zijn in het systeem, handmatig invoeren door het vakje 'zelf invullen' aan te vinken en vervolgens handmatig hun persoonlijke gegevens in te voeren.

Indien de promovendus een dagelijkse begeleider heeft, of mentor die geen copromotor is, kan deze een dagelijkse begeleider toevoegen in de tabel 'Dagelijkse begeleider, zijnde geen (co)promotor & Mentor(en)'.

Stap 3: Vraag aanvullende informatie aan

Er zijn twee 'opslaan' knoppen:

1. Bewaar en keer terug naar de vorige pagina.
2. Sla op en blijf op de huidige pagina.

Sla op voordat u aanvullende informatie opvraagt.

Klik op 'Verzoek aanvullende gegevens'.

U komt dan op een pagina met een automatisch gegenereerde e-mail voor de promovendus met een link naar het aanmeldingsformulier. U kunt de e-mail bewerken als u dat wilt.

Klik op de knop 'Versturen' om de e-mail naar de promovendus te sturen.

U ontvangt het volgende bericht bovenaan de pagina om u te informeren dat de e-mail is verzonden.

Stap 4: Controleer de aanmeldingsgegevens van promovendi

Zodra de promovendus de vereiste aanvullende informatie heeft ingevuld en zijn registratie heeft ingediend, ontvangt u de volgende link:

Klik op de link 'Registratie beoordelen' om naar het registratieformulier te gaan.

Stap 5: E-mail de goedkeuringsverzoeken

Nadat u heeft gecontroleerd of de promovendus de aanmeldingsgegevens correct heeft ingevuld en het formulier in orde is, kunt u het goedkeuringsproces starten. Elke persoon die bij het goedkeuringsproces betrokken is, krijgt achtereenvolgens een e-mail met een link naar de registratiepagina waar de registratieaanvraag van de kandidaat goedgekeurd of afgewezen kan worden.

U kunt de beoordelingen bekijken in de sectietabel 'Akkoorden'

Scrol omlaag naar de onderkant van de pagina en klik op de knop 'Verzoek akkoord mailen' om het goedkeuringsproces te starten.

U kunt ook individuele e-mails sturen naar degenen die betrokken zijn bij het goedkeuringsproces met behulp van het e-mailpictogram in de tabel 'Akkoord'. Dit kan worden gebruikt in het geval dat een van de deelnemers de aanvraag heeft afgewezen en de aanvraag opnieuw moet beoordelen nadat deze is verbeterd.

Mocht er toch nog een deel van de vereiste informatie ontbreken, klik dan op de knop 'Verzoek aanvullende gegevens'. De promovendus ontvangt een e-mail met het verzoek om zijn aanvraag te beoordelen en eventuele aanvullende informatie in te vullen.

Klik op de rechter 'Opslaan' knop voordat u het verzoek akkoord mailt.

Stap 6: Voltooiing:

Optie 1: Goedkeuring

Als alle personen die betrokken zijn bij het goedkeuringsproces de aanmeldingsaanvraag van de promovendus hebben geaccepteerd, ontvangt u de volgende e-mail met daarin hun beoordeling.

De promovendus is nu aangemeld en is terug te vinden in het PhD-projectenoverzicht.

Optie 2: Afwijzing

Als een van de personen die betrokken zijn bij het goedkeuringsproces de aanmeldingsaanvraag van de promovendus heeft afgewezen, ontvangt u de volgende e-mail met daarin hun beoordeling. Deze e-mail bevat alle reden(en) voor de afwijzing en een link naar de registratiepagina.

Klik op de link 'Registratie openen'.

U kunt eventuele problemen met het aanmeldingsformulier zelf wijzigen of aanvullende informatie opvragen bij de promovendus.

Voordat u een goedkeuringsverzoek opnieuw kunt e-mailen, moet u de beoordeling in de tabel 'Akkoord' wijzigen van 'afgekeurd' naar 'leeg' oftewel onbeoordeeld.

Extra informatie

U kunt informatie over financiering toevoegen in de volgende sectie:

U kunt de status van de registratie bekijken door op de knop 'Statusgeschiedenis' te klikken.

Of door te klikken op het tabblad 'Promotietrajecten' gevolgd door het tabblad 'Promotietrajecten'. Dit brengt u naar een overzicht van al uw huidige promovendi-aanmeldingen en hun status.