Het is belangrijk om een verschil te maken tussen externe personen en externe gebruikersaccounts (gebruikersaccounts). Niet voor elke handeling is een gebruikersaccount nodig.

Commissieleden (manuscriptcommissie, cum laude commissie) kunnen extern zijn. Voor hen zal geen account aangemaakt worden.
Daarvoor in de plaats hebben zij per commissielidmaatschap een unieke link waarmee ze alleen hun beoordeling kunnen afgeven.

(Co)promotoren en gebruikers zoals de FPC's die een aanstelling hebben, hebben nadrukkelijk wel gebruikeraccounts.
Daarvan komen in principe de gegevens in RBS. Vervolgens worden ze automatisch aangeleverd bij Hora Finita en daarna pas mogen ze gebruikt worden. Zij loggen in met SSO (Single sign-on).
Externe (co)promotoren krijgen een Hora Fininta gebruikersaccount waarvoor lokaal ingelogd moet worden (niet via SSO!)

Als een PhD-kandidaat een externe (co)promotor heeft, dan komt deze (co)promotor (waarschijnlijk) niet voor in ons HR-systeem.
Indien deze promotor al eens eerder betrokken is geweest bij een ander traject, zou hij/zij al in Hora Finita kunnen staan.
In dat geval kan de promovendus de promotor selecteren, is dat niet het geval dan wordt een persoon handmatig ingevoerd door de promovendus op het registratieformulier.

Is deze persoon tevens eerste promotor, dan dient hij/zij tijdens het registratieproces een goedkeuring te geven over de registratie van de promovendus.
Het goedkeuren van een registratie gaat via een link die per e-mail wordt verzonden.
De externe promotor klikt op de link en dient een eenmalige code (ook per e-mail verzonden) in te vullen, waarna de registratie goedgekeurd kan worden.

Als de registratie is goedgekeurd dan wordt deze registratie omgezet in een promotietraject.
Hora Finita kent dan automatisch een gebruikersaccount (=lokaal account) toe aan de externe eerste promotor en aan andere eventuele externe (co)promotoren. Voortaan kunnen zij met een HF loginnaam en wachtwoord in Hora Finita inloggen.
Deze personen ontvangen automatisch de inloggegevens per e-mail.

Bekeken in termen van de registratiefase laat Hora Finita de promovendus werken met vrij in te voeren gegevens.
Dit levert externe personen op in Hora Finita, maar let op, dat zijn geen gebruikersaccounts waarvoor lokaal ingelogd moet worden.
Het worden pas gebruikersaccounts als de registratie wordt omgezet naar een promotietraject.

Zodra de registratie bij u als FPC binnenkomt dan dient u te controleren of er externe personen als (co)promotoren bijzitten.
Dit houdt u als FPC (handmatig) in de gaten en indien er sprake is van een externe (co)promotor gaat u controleren of deze al in Hora Finita voorkomt.
Als dat zo is, maar niet herkend werd als zodanig komt dat doordat de gegevens niet helemaal overeenkomen.
Om te voorkomen dat personen meerder keren met verschillende gegevens in Hora Finita komen te staan, kiest u de meest complete/correcte versie.

Dat is met een gekleurd icoontje zichtbaar in de registratie:

1. Open als FPC de registratie. 

2. Onderaan de pagina staan alle promotoren. In onderstaand geval is door de promovendus handmatig een externe (co)promotor toegevoegd. U herkent deze aan het oranje icoon. 

3. Dit is voor u als FPC een signaal om te controleren of deze promotor al in het systeem stond (bijvoorbeeld met een iets anders gespelde naam) en dan die vermelding te kiezen die het meest compleet / correct is en vervolgens de andere aangemaakte vermelding te verwijderen bij deze persoon.