Algemene informatie:
Checkpoints zijn momenten tijdens het promotietraject zoals die door de Graduate School / het onderzoeksinstituut zijn vastgesteld. Ze worden ingezet om de voortgang van het promotietraject te monitoren en te evalueren. De periodieke checkpointcyclus wordt automatisch door Hora Finita aangemaakt bij het aanmaken van een traject, na de goedkeuring van de registratie.
Meestal valt het eerste checkpoint CP1 samen met het indienen van het TSP/OBP 3 maanden na de startdatum van het promotietraject. Dit kan verschillen per faculteit/Graduate School.
Per faculteit/Graduate School bestaan verschillen in meetmomenten en meetmethoden en ook het VSNU-type van de promovendus heeft invloed op de checkpointuitrol die Hora Finita voor een faculteit/Graduate School bewerkstelligt.
De datum van een deadline van een checkpoint kan alleen veranderd worden door de facultaire promotiecoördinator en de Graduate School coördinator.
Standaard vier jaar na de startdatum van het promotietraject wordt een exit-checkpoint uitgerold. Maar dit tijdstip kan verschillen per faculteit/Graduate School, soort contract, enz.
De datum van het exit-checkpoint wordt automatisch aangepast wanneer de status van een promotietraject verandert naar gepromoveerd of gestopt; Hora Finita gaat er dan van uit dat een exit-gesprek plaatsvindt, of dat een exit-vragenlijst ingevuld moet worden.
Om de promovendus niet uit het oog te verliezen en/of andersoortige trajecten te faciliteren, worden verschillende checkpointcycli gebruikt.
Om de vooruitgang van de promovendus niet uit het oog te verliezen, kunnen checkpoints ook gebruikt worden nadat het contract afgelopen is.
Sommige checkpoints gaan gepaard met een bepaalde uitkomst, 'go'/'maybe'/'no go'. De uitkomst van een checkpoint wordt bepaald naar aanleiding van de uitkomst van een akkoordentrein.
Waar kan ik de checkpoints vinden van mijn promovendi?
Optie 1: Mijn dashboard
Op uw dashboard vindt u een lijst met uw aankomende checkpoints in de komende drie maanden. U kunt een specifiek checkpoint bekijken door op een checkpoint te klikken in uw lijst.
Als u de checkpoints van een specifieke promovendus wilt inzien dan klikt u op de tegel van de betreffende promovendus.
U komt op het dashboard terecht van de desbetreffende promovendus en kunt daar alle komende checkpoints zien onder het kopje 'Komende checkpoints'.
Klik op een specifiek checkpoint om te navigeren naar de bijbehorende pagina.
Optie 2: Checkpoints tabblad
Om een overzicht te krijgen van al uw geplande checkpoints doet u het volgende:
- U klikt op het 'Voortgang' tabblad
- Vervolgens klikt u op het 'Checkpoints' tabblad.
U krijgt een overzicht te zien van alle checkpoints van de promovendi die u begeleid. Zoek naar een specifieke promovendus of een checkpoint door gebruik te maken van de zoekvelden.
U kunt op een specifiek checkpoint klikken om op de pagina van dit checkpoint te komen.
Herinnerings-e-mail:
Voorafgaand aan een checkpoint krijgen de checkpointdeelnemers een e-mail dat er binnenkort een checkpoint zal plaatsvinden.
De e-mail bevat ook informatie over welke vragenlijsten er bij het checkpoint komen kijken.
Hieronder ziet u een voorbeeld van deze e-mail:
Afhankelijk van de werkafspraken van uw faculteit/Graduate School kunt u ook een e-mail krijgen om een interviewtranscript te uploaden
Vragenlijsten:
Aan een checkpoint kan een vragenlijst worden gekoppeld die de promovendus moet invullen om het checkpoint te voltooien.
De vragenlijsten kunnen gevonden worden op de bijbehorende checkpointpagina en onder het 'Vragenlijsten' tabblad op het dashboard.
Promovendi ontvangen een e-mail over de vragenlijsten die ingevuld moeten worden.
Sommige vragenlijsten kunnen zowel vertrouwelijk zijn voor de promotor, als voor de promovendus. Dit betekent dat enkel de betreffende promovendus/promotor de vragenlijst kan invullen en alleen de Graduate School Coördinatoren deze antwoorden kunnen inzien
Gesprekken:
Een faculteit of Graduate School kan een checkpoint gebruiken om een promovendus uit te nodigen voor een gesprek. Nadat de datum van het gesprek bepaald is door de participanten, kan de datum ingevuld worden op de checkpointpagina.
De datum van het gesprek kan buiten Hora Finita om bepaald worden door de participanten.
Bijlagen
Zowel promovendi als promotoren kunnen bijlagen, zoals documenten, toevoegen aan een checkpoint.