Tijdens het beoordelingsproces door de manuscriptcommissie worden de leden gevraagd of zij het manuscript cum laude-waardig achten. Indien een meerderheid van de manuscriptcommissie van oordeel is dat het manuscript cum laude-waardig is, kan een cum laude-procedure worden opgestart. Hieronder wordt deze procedure stap voor stap beschreven.
Voorstel cum laude
Nadat het manuscript definitief is vastgesteld en een meerderheid van de manuscriptcommissie het manuscript cum laude-waardig acht, wordt u per e-mail geïnformeerd over de voorgestelde cum laude.
Overleg met de decaan
Vervolgens overlegt u, buiten Hora Finita om, met de decaan over het al dan niet opstarten van de cum laude-procedure.
Indien wordt besloten dat de cum laude-procedure niet wordt opgestart, stelt u de voorzitter van de manuscriptcommissie hiervan op de hoogte. Hier stopt dan ook het proces.
Cum laude procedure opstarten
Allereerst controleert u of er al referenten voor de cum laude commissie zijn opgevoerd door de voorzitter van de manuscriptcommissie. Dit is zichtbaar op het tabblad 'Cum laude'. Mocht dat niet het geval zijn, dan kunt u de referenten, in samenspraak met de voorzitter van de manuscriptcommissie, opvoeren onder het kopje 'Voorgestelde referenten'.
De voorzitter van de manuscriptcommissie fungeert tevens als voorzitter van de cum laude commissie. Naast de voorzitter worden dus twee andere referenten benaderd.
Wanneer (naast de voorzitter) twee geschikte referenten zijn gevonden en zij hebben bevestigd deel te willen uitmaken van de commissie, kan de samenstelling van de cum laude-commissie ter controle worden ingediend. Dit gebeurt door te klikken op de knop ‘Samenstelling indienen ter controle’.
De decaan en/of de facultaire promotiecoördinator ontvangt/ontvangen vervolgens een e-mail waarmee zij de samenstelling van de cum laude commissie kunnen beoordelen.
Door op de link in de mail te klikken, komt u op de volgende pagina terecht. Hier kunt u de samenstelling van de cum laude commissie beoordelen en eventueel een opmerking toevoegen.
Indien de samenstelling van de cum laude commissie wordt afgewezen, ontvangt u hierover een e-mail. Het is vervolgens uw taak om, in samenspraak met de voorzitter, een nieuw voorstel in te dienen.
Referenten uitnodigen
Wanneer de samenstelling van de cum laude commissie wordt goedgekeurd, ontvangt u hierover een e-mail ter informatie.
Tevens gaat er een aparte mail uit naar de voorzitter van de cum laude commissie, het Bureau van de Pedel en de eerste promotor ter informatie.
Tegelijkertijd ontvangen de leden van de cum laude commissie een e-mail waarin zij worden uitgenodigd het proefschrift op cum laude-waardigheid te beoordelen. In deze e-mail staat ook de uiterste datum waarop zij hun beoordeling moeten indienen.
Wanneer één week voor de deadline nog niet alle referenten hun beoordeling hebben ingediend, wordt u hiervan op de hoogte gesteld. U kunt er dan voor kiezen om handmatig een herinneringsmail te versturen naar de referenten. Zie hiervoor het onderdeel 'Rappel referenten' op de pagina 'Cum laude'.
Voordat de mail wordt verstuurd, kunt u nog aanvinken naar welke referenten deze moet gaan. Referenten die hun beoordeling al hebben ingediend, worden niet in het lijstje weergegeven.
(Voorlopig) eindoordeel cum laude
Wanneer alle leden van de cum laude commissie hun beoordeling hebben ingediend, wordt de voorzitter gevraagd een synthese op te stellen en het (voorlopige) eindoordeel te geven.
Vervolgens worden er automatisch twee mails verzonden:
- De leden van de cum laude commissie en het begeleidingsteam ontvangen een mail met daarin het (voorlopige) eindoordeel en de synthese.
- De voorzitter van de cum laude commissie, facultaire promotiecoördinator, decaan en het Bureau van de Pedel ontvangen een mail met daarin het (voorlopige) eindoordeel, een overzicht van alle individuele beoordelingen en de synthese.
Wanneer het (voorlopige) eindoordeel een positief advies betreft, is het uw taak om handmatig een e-mail te versturen om de promotiecommissieleden te informeren over de voorgestelde cum laude. In deze e-mail worden het (voorlopige) eindoordeel en de synthese vermeld. U kunt zelf het moment van verzending bepalen. De e-mail kan echter pas worden verstuurd nadat de promotiecommissie definitief is vastgesteld. Versturen kan via de mailbutton onderaan de pagina 'Cum laude'.
Voordat de mail verstuurd wordt, heeft u nog de mogelijkheid om deze te controleren en eventueel aanpassingen te maken. Vervolgens kunt u op 'Versturen' klikken.
