Hora Finita

Welke rapportagemogelijkheden biedt Hora Finita?

Article

Voortgang monitor PhD kandidaten

Hoe beoordeel ik een TSP?

Article

Nadat uw promovendus het TSP ter beoordeling heeft ingediend, wordt het goedkeuringsproces gestart.
U ontvangt een e-mail waarin u wordt gevraagd om het TSP van uw promovendus te beoordelen.

Hoe ziet een vragenlijst eruit in Hora Finita?

Article

Vragenlijsten worden door sommige Graduate Schools ingezet bij het monitoren en evalueren van de voortgang van het promotietraject van een promovendus. Vragenlijsten worden gekoppeld aan een checkpoint, zoals de jaarlijkse evaluatiecheckpoints.
Afhankelijk van de werkwijze van de faculteit/Graduate School kunnen vragenlijsten in sommige gevallen afzonderlijk worden verzonden.

Faculteiten/Graduate Schools sturen vragenlijsten aan promovendi en soms ook aan hun begeleiders.

Wat is een checkpoint?

Article

Checkpoints zijn momenten tijdens het promotietraject zoals die door de Graduate School / het onderzoeksinstituut zijn vastgesteld. Ze worden ingezet om de voortgang van het promotietraject te monitoren en te evalueren. De periodieke checkpointcyclus wordt automatisch door Hora Finita aangemaakt bij het aanmaken van een traject, na de goedkeuring van de registratie. 

Meestal valt het eerste checkpoint CP1 samen met het indienen van het TSP/OBP 3 maanden na de startdatum van het promotietraject. Dit kan verschillen per faculteit/Graduate School.

FAQ: vragen en antwoorden over Hora Finita

Article

1. Wat kan ik als FPC vinden onder “mails” in de tabbladen “sent” en “mails”?
   A. Sent: alle mails die binnen jouw faculteit vanuit Hora Finita worden verzonden komen hier terecht. Handig om snel een recent uitgegane HF-mail te vinden.
   Mails: Wederom, alle mails die binnen jouw faculteit vanuit Hora Finita worden verzonden komen hier terecht. Echter kan je binnen dit menu ook filteren op bijv. e-mailadres, onderwerp, datum.
2. Is er een mogelijkheid om de ontvangen en verstuurde mails apart te zien?
   A. Dat is helaas niet mogelijk. Je kunt de ontvangen mails terugvinden in je eigen mailbox
3. Is er in HF een “zichtfunctie” voor secretaresses om per instituut of promotor de eigen promovendi te kunnen zien?
   A. In Hora Finita zijn twee leesrollen beschikbaar: secretaress van de instituutsdirecteur en secretaresse van de promotor. Deze rollen zijn via de FPC en GSC aan te vragen bij functioneel beheer.
4. Blijven de mails die ooit naar de promovendus verstuurd worden zichtbaar voor de FPC?
   A. Op het tabblad promotietraject van de promovendus zijn alle mails terug te vinden.
5. Als een nieuwe promovendus er niet bij staat, kan de FPC dan zelf een traject aanmaken?
   A. In principe komen alle nieuwe PhD-trajecten in Hora Finita te staan. HF informeert de FPC hierover middels een mailtje en zo kan het registratieproces starten. De FPC kan ook handmatig een promotietraject starten.
   Let op: de PhD moet wel zijn geprovisioned vanuit de centrale HR, anders is de PhD onvindbaar in HF.
6. Komt de functie van de gebruiker mee uit BassHRM?
   A. Ja, de functie kun je ophalen door naar de juiste persoon te navigeren onder tabblad “Personen”. Zie “Aanstellingen”.
7. In Hora Est werd bij ons eigenlijk nooit een geplande einddatum geregistreerd bij lopende trajecten. Moet dat in Hora Finita wel?
   A. Start- én einddatum zijn beide belangrijk, waarbij start wel veel belangrijker is dan de beoogde einddatum. Beoogd eind wordt gebruikt bij enkele items in de promotiechecklist. Niet alles wordt namelijk vanaf de startdatum berekend. Indien beoogd eind ontbreekt, gaat het systeem uit van 4 jaar.
   Beter dus om het in Hora Finita wel goed te registeren. Beoogd eind wordt namelijk ook gebruikt voor een mail naar de faculteit bij het verstrijken van deze datum en er nog geen zicht is op de promotie.
   
8. Wat gebeurt er met mails die naar een verkeerd e-mailadres gestuurd worden?
   A. Foutmeldingen daarvan komen altijd binnen bij het Bureau van de Pedel.
9. Hoe kan ik de taalinstelling wijzigen in Hora Finita?
   A. Rechtsbovenaan de pagina staan twee klikbare vlaggetjes waarmee de taal gewijzigd kan worden
10. Wanneer de FPC een afwezigheidsbericht in de mail heeft staan en de promotor iets indient waarover de FPC wordt geïnformeerd, dus via de Hora Finita e-mailbox, ziet de promotor die afwezigheidsmelding dan in zijn persoonlijke mailbox terugkomen?
    A. Nee, deze functionaliteit is niet beschikbaar in Hora Finita.

Hoe zit het met mijn privacy en met security in Hora Finita?

Article

De rollen en rechten van Hora Finita zijn zo ingesteld dat iedere rol die rechten krijgt die nodig zijn om de rol te vervullen, niet meer en niet minder.  
Alle gebruikers zien alleen die gegevens die zij nodig hebben om het promotieproces goed te laten verlopen.
Als de promotie is afgerond, zijn de gegevens van de voormalige promovendus niet meer zichtbaar voor de begeleiders.

De functioneel beheerder koppelt de personen aan de rollen, houdt het overzicht bij en ziet erop toe dat de toegekende rollen actueel blijven.
Wanneer er een wisseling van een gebruiker plaatsvindt, zorgt de functioneel beheerder voor het afmelden van het account.

Manuscript-, promotie- en Cum Laude commissieleden hebben geen toegang tot Hora Finita, maar ontvangen een link naar een scherm met een security code die ze moeten invoeren waarmee ze het betreffende document of keuzeveld te zien krijgen dat voor hen van toepassing is.
Ze kunnen geen persoonsgegevens of data zien.

Hoe dien ik mijn titelblad in?

Article

Zodra het Bureau van de Pedel een datum en locatie voor de ceremonie heeft vastgesteld, ontvangt u een e-mail waarin u wordt gevraagd uw titelblad in te dienen.

Hoe registreer ik mijzelf in Hora Finita?

Article

Wanneer u zichzelf moet registreren in het systeem, ontvangt u een e-mail met een link, waarin u wordt gevraagd om aanvullende informatie in te vullen om uw registratie te voltooien.

Hoe stel ik de datum in voor een checkpointgesprek?

Article

Navigeer naar het juiste checkpoint.

Bij het onderdeel 'datum' vult u de gewenst datum in.

Hierbij kunt u ook gebruikmaken van het kalendericoon

Hoe vraag ik een beoordeling van mijn portfolio aan?

Article

Log in op uw Hora Finita-account. Onderaan uw dashboard onder de sectie 'Promotiechecklist' staat een item 'Portfolio goedkeuren' met daarin de link 'vraag een beoordeling aan'. Klik op deze link.